ACTAS DE ASAMBLEA
ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS N° 5
Siendo las 7:00 p.m. del día miércoles 26 de febrero de 2014, en el salón comunal de la copropiedad, EL SOLAR DE GRATAMIRA P. H. de la Avenida Calle 138 N° 75 - 60 de la ciudad de Bogotá, se celebró la Asamblea general ordinaria, conforme a la convocatoria del 10 de febrero de 2014, allegada a los casilleros de cada uno de los apartamentos y enviada por internet, citada por la administradora PIEDAD ALVAREZ H.
Con la referida convocatoria, se adjuntó además poder y posteriormente se envió por correo electrónico estados financieros, presupuesto y listado de los copropietarios morosos, documentos también entregados físicamente en la asamblea.
De conformidad con el RPH del Edificio, y con un quórum del 56.29%, se da inicio y al final de la asamblea con un 76.02% que corresponde a los copropietarios y/o sus representantes que ingresaron a la asamblea, y que igualmente afectarán los coeficientes que conforman el quórum en caso de presentarse retiros durante su desarrollo; en todo caso afectarán los resultados de todas y cada una de las votaciones cumplidas en desarrollo de ésta asamblea.
RPH El Solar de Gratamira, “Perdida del voto en las sesiones de la asamblea, perderán el derecho al voto los propietarios deudores morosos deban más de dos cuotas de administración o de cuota extraordinaria…”
La convocatoria cumplida contiene el siguiente orden del día:
2. Elección presidente y secretaria(o) de Asamblea
3. Lectura y aprobación del orden del día
4. Informe de consejo de administración y de la administración
5. Presentación y aprobación de los estados financieros a diciembre 31 del 2013
6. Presentación y aprobación del presupuesto para el año 2014.
7. Elección del consejo de administración y comité de convivencia
8. Elección de comité para verificación de la redacción del acta
9. Proposiciones y varios.
1-Verificación del quórum:
Se procedió a verificar el Quórum, con base al registro de ingreso de los copropietarios y/o representantes debidamente acreditados e identificados al ingreso del recinto de asamblea; obteniéndose los siguientes resultados: Quórum de asistencia para dar inicio a la asamblea: 56.29.% a las 8 pm el 61% y el total de asistentes fue del 76.02% de los coeficientes de la copropiedad. El porcentaje de asistencia, se verificó así: en hoja número 2 de esta acta.
2. Elección presidente y secretaria de la Asamblea:
Se preguntó quién se postulaba para el cargo de presidente de esta asamblea y se ofreció el Señor Mauricio González A. propietario del apto 902 Torre 1, acto seguido se puso a consideración y fue aceptado por unanimidad; de igual manera fue elegida como secretaria de la asamblea a la Señora administradora PIEDAD ALVAREZ HERNANDEZ.
3. Lectura y aprobación del orden del día:
Se dio lectura al orden del día y sometiéndose a votación; se aprobó por unanimidad.
4 Informe de consejo de administración y de la administración:
El señor presidente de asamblea Sr. Mauricio González A, apto 902; tomo la palabra y dio un informe general a cerca del mejoramiento que se ha observado en el edificio; en cuentas de cartera morosa se ha recuperado de manera importante en un 45% aproximadamente; y de esa forma se ha podido invertir en la totalidad de reformas y asuntos pendientes, mejoras y embellecimiento del edificio.
La administradora Señora Piedad Alvarez H. informa:
Que se han hecho los mantenimientos de áreas comunes y en general se ha mejorado el aseo y limpieza del edificio.
Con electricista se vienen cambiando rosetas, balastros tubos etc. Según necesidad, y se estas instalando bombillos ahorradores en los halles y zonas comunes del edificio.
Se repararon los tubos de agua caliente de los apartamentos 301 y 402 por cuenta del seguro de áreas comunes.
Se enviaron circulares en manejo de mascotas, aseo, vigilancia, cartera, manejo de basuras.
Se envía información por correo electrónico de las cuentas de cobro mensualmente.
Se compraron lokers para los vigilantes, mesas para el salón comunal reuniones, manteles.
Se compró el parque infantil para niños
La cartera morosa, en toda su etapa pre jurídica fue ejecutada por el presidente del consejo Señor Mauricio González A.; siendo esta recaudada casi en un 80% (totalmente atdonorem), el saldo fue ejecutado por la abogada Dra. Gloria Sosa de una firma externa de abogados.
Se hizo el baño para los vigilantes en el sótano -3, se construyó la caseta de vigilancia
Se contrata por días y según la necesidad un todero para los temas locativos como es pintar, instalación de bombillos, reparaciones menores, limpieza de cubiertas, lavado y barrido de parqueaderos, barrido del frente del edificio y pintar cada que hacen grafitis en el muro exterior.
Se sembró jardín en la bajada de las escaleras exteriores, en el límite con la avenida suba, y se va a continuar haciendo cerca viva con pinos y jardines al frente del edificio junto al parque infantil y mensualmente se hace poda del prado.
Del equipo de bombeo, se reparó una bomba, las otras se les cambiaron válvulas y estamos con contrato de mantenimiento mensual, que incluye la lavada y desinfección del tanque de agua potable.
La red contra incendio está al día, se cambió válvula en el piso 8 se ajustaron válvulas y se puso a funcionar el equipo, adicionalmente se hizo recarga de extintores.
Se instaló alarma con botón de pánico que tiene en las dos porterías y la administración.
Se instaló CCTV con 16 Cámaras y en total quedaran 22 cámaras para control y prevención.
Las fichas de manejo y control de parqueadero de visitantes y residentes ya están y se pondrán a funcionar cuando este el casillero instalado y el manual correspondiente.
En los parqueaderos se remarcó la numeración, pintando los números en las columnas.
Se renovó la póliza de seguros de aéreas comunes, de todas formas estamos infra asegurados por esta razón se hará un avaluó del edificio
Con el Constructor Señor Luis Fernando López Gerente se ha venido conversando para la reparación de grietas exteriores del edificio, hundimiento de los adoquines del frente de la recepción que ya se efectuó y de las fisuras y goteras que han reportado los apartamentos y que se vieron en inspección ocular. También hicieron estudio topográfico dio resultados buenos, pero deben enviar este estudio a la administración.
De igual forma hay cosas que se deben seguir haciendo y entre ellas se debe hablar con la constructora para ver las reparaciones pendientes a los apartamentos inspeccionados y que lo ameritan, así como solucionar el del sótano menos tres ver el tema de la humedad en pared sur. Dice el Sr. López que la garantía por acabados fue de un año y que cada apartamento debe hacer el mantenimiento año a año.
Algunos propietarios comentaron que siguen filtraciones de humedades; como el apto 803; que la fachada debería de impermeabilizarse, que se consulte con la constructora por que la fachada se desborona, se cae los pedazos de pared, y ver como se compromete a hacer las mejoras; Solicita la Sra. Rita del apto 101 revisar el vencimiento de las baldosas y la señora Lilian propietaria del apto 105 también tiene baldosas vencidas.
5. Presentación y aprobación de los estados financieros a diciembre 31 de 2013:
Se revisaron cada uno de las cuentas del balance y se aprobaron por unanimidad.
Algunas de las sugerencias de los asambleístas fueron:
Revisar la depreciación de activos, porque no se ha depreciado ningún activo fijo.
Las partidas registradas como construcciones se sugieren llevarlas directamente al gasto, y llevar un control extracontable de los bienes que se tengan.
Hay dos partidas, una de $ 900.000 y $ 200.000 de consignaciones por identificar que no se han podido determinar a qué apto corresponde y no las han reclamado, se solicita llevarlos al ingreso. Se deberá informar el procedimiento para averiguar la procedencia antes de castigar las partidas.
Del fondo de imprevistos de $ 4.488.000 se debe revisar si colocarlo en la fiducia, o en una cuenta de inversión diaria, que esté disponible en caja social, o en AVVILLAS para ir haciendo promedios para que nos den descuentos a la hora de manejo de cuentas.
La cuenta por cobrar de Gabriel háyala, de $ 28.388.255 se debe ajustar, ya que no se hizo cobro jurídico para recuperar estos valores por falta de soportes o pruebas.
6 Presentación y aprobación del presupuesto para el año 2014:
7. Elección del consejo de administración y comité de convivencia:
Consejo de Administración: Se postularon las siguientes personas y fue aprobada su elección por unanimidad y los elegidos aceptaron los cargos.
JAIRO H. RUBIO G. APTO 505
MAURICIO GONZALEZ A. APTO 902
ORLANDO LOPEZ F. APTO 504
GERMAN VILLALOBOS F. APTO 302
JUAN DE DIOS LEON APTO 406
8. Elección de comité para verificación de la redacción del acta
DIANA TRIVIÑO FERNANDEZ APTO 203
LILIAN PARODI APTO 105
9. Proposiciones y varios:
1. Elaborar manuales de convivencia, uso de áreas comunes y en especial temas tales como Mascotas, uso de parqueaderos de visitantes que solo hay 16 y se presentan muchos temas álgidos porque hay más carros que parqueaderos asignados; se propone fijar una sanción para el uso en horarios demasiado largos, o dejen las carros toda la noche. Se fija una tarifa de $10.000 por noche y de $5.000 para motos, y autorizan al consejo de administración para que revise el tema y complemente el manual con lo escrito en el reglamento de propiedad horizontal del edificio EL SOLAR DE GRATAMIRA P.H.
2. El Señor Mauricio González A. propietario del apto 902, expone que hay una área de su apartamento que él desea legalizar: es decir incorporar al área del apto, que esto lo construyó el antiguo dueño, pero que no está incluida en el coeficiente total del apartamento; también pide autorización para cubrir sus terrazas, y así evitar los problemas de humedad en el apto 802 , también expone que instalo una barrera de vidrio sobre el muro exterior, tal cual ya lo tienen otros apartamentos de los últimos pisos. que el asume los costos que se requieran para legalizar esas áreas y se pueda agregar al metraje del apartamento, esto implica el cambio del coeficiente de copropiedad para todos, se comentó que se necesita del 70% de la asamblea para su aprobación, a lo cual la asamblea en pleno dio su aprobación, para el cubrimiento de las terrazas y la legalización de áreas ya cubiertas con anterioridad por el constructor del edificio el Dr. Fernando López.
4. Colocar tapas de madera en las zonas de las tapas de contadores de agua y cajas de Telmex.
9. Someternos al sistema de PESAJE DE BASURA O MULTIUSUARIOS con la empresa prestadora del servicio de recolección de basuras LIME para bajar el costo del servicio y complementar con la campaña de reciclaje mediante circulares, carteleras y charlas a los residentes del edificio
Presiente Asamblea Secretaria Asamblea
C.C. 79, 361,754 C. C. 41.691.091